O Poder da Gestão Documental Digital

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O principal foco da implementação de um sistema de gestão documental digital é aumentar, de forma significativa, a performance e a eficiência das empresas.​

 

Como é que isto se processa? ​

 

Através da desmaterialização dos documentos, da gestão dos processos da empresa, dos seus workflows e da automatização dos processos de negócio e de decisão.​

 

Em resumo: controle a informação da sua empresa antes que a informação o controle a si.

 

O que é um sistema de gestão digital?

No geral, podemos descrever um sistema de gestão documental digital como um conjunto de processos interligados, que possibilitam, a qualquer empresa, gerir os seus documentos de forma digital. ​

Com o crescimento exponencial dos dados armazenados, organizar arquivos e pastas com documentos impressos tornou-se uma pesada e ingrata missão. ​

 

Assim, foi necessário que a digitalização de documentos evoluísse, de forma a ser possível gerir processos de criação e organização de documentos, dentro de pequenas e grandes empresas, estabelecendo prazos e garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas, no tempo definido.​

Entre os principais benefícios de uma boa gestão documental digital estão o ganho de eficiência e produtividade, a redução de custos, a e sustentabilidade e outros tais como:

1 - Padronizar procedimentos para classificação, armazenamento e arquivo de documentos

2 - Possibilitar o acesso controlado aos documentos e arquivos da empresa

3-  Redução de custos ao racionalizar a impressão documental

4 - Agilizar e melhorar o processo de decisão

5 - Controlar e rastrear o fluxo de documentos e arquivos: Quem foi e o que fez?

6 - Preservar o histórico

​Mais importante que como e porquê gerir os documentos da sua empresa, levanta-se a questão de:

que conhecimento consegue retirar do arquivo de documentos?.​Já alguma vez pensou quanto vale o arquivo de documentos da sua organização?​ Pode transformar o que tem arquivado em conhecimento?

 

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Diana Ribeiro, Diretora Comercial da Ambidata

21/05/2021

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